Política de Tratamiento de Datos Personales

Ruana Colombia S.A.S

Política de Tratamiento de Datos Personales

Razón social: RUANA COLOMBIA S.A.S
NIT: 901. 393.528-0
Domicilio: CR 69B 23C 36 TO 2 AP 702
Teléfono: 7154643
Correo electrónico: [email protected]

1. ALCANCE

La presente política de tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por RUANA COLOMBIA SAS respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

2. DEFINICIONES

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el encargado.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

3. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS

RUANA COLOMBIA SAS, actuando en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades de comercialización, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación y podrá hacer uso de estos datos para:

  • Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y terceros, incluida el pago de obligaciones contractuales.
  • Proveer los servicios requeridos por sus asociados
  • Para el envío de información a sus clientes, proveedores, terceros y sus familiares
  • Para la verificación de saldos de sus acreedores
  • Informar sobre nuevos servicios y/o sobre cambios en los mismos
  • Evaluar la calidad del servicio ofrecido a sus clientes.
  • Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información de sus servicios, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos y/o promociones del tipo que ejerce el Fondo de Empleados o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter asociativo o publicitario, adelantados por RUANA COLOMBIA SAS y/o por terceras personas
  • Desarrollar el proceso de evaluación, y vinculación de los asociados al Fondo de Empleados.
  • Soportar procesos de auditoría interna o externa

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, RUANA COLOMBIA SAS no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que:

  • Exista autorización expresa para hacerlo
  • Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados
  • Sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios
  • La información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad
  • Que sea requerido o permitido por la ley.

RUANA COLOMBIA SAS podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información, cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, RUANA COLOMBIA SAS advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de RUANA COLOMBIA SAS, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

  • Conocer los datos personales sobre los cuales RUANA COLOMBIA S.A.S está realizando el tratamiento. De igual manera, el titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a RUANA COLOMBIA S.A.S para el tratamiento de sus datos personales.
  • Ser informado por RUANA COLOMBIA S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de protección de datos personales.
  • Solicitar a RUANA COLOMBIA S.A.S la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 09 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos y/o archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el titular y RUANA COLOMBIA S.A.S, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
  • Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

5. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA

El área Administrativa de RUANA COLOMBIA S.A.S, tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el tratamiento de datos personales en las diferentes áreas de RUANA COLOMBIA S.A.S, están obligados a reportar estas bases de datos al área Administrativa y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los titulares de datos personales.

El área Administrativa de RUANA COLOMBIA S.A.S, también ha sido designada como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

6. AUTORIZACIÓN

RUANA COLOMBIA S.A.S debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los titulares de los datos personales sobre los que requiera realizar el tratamiento.

  • Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el titular, a más tardar en el momento de la recolección de los datos personales.
  • Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que RUANA COLOMBIA S.A.S realice el tratamiento de sus datos personales.

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por RUANA COLOMBIA S.A.S, tales como:

  • Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de vinculación al Fondo de Empleados.
  • De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
  • Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el tratamiento de sus datos personales.

Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por RUANA COLOMBIA S.A.S, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.

Autorización Informada significa que, al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente:

  • Los Datos personales que serán recolectados.
  • La identificación y datos de contacto del responsable y del encargado del tratamiento.
  • Las finalidades específicas del tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los datos personales.
  • Cuáles son los derechos que tiene como titular de los datos personales; para el efecto ver el numeral 4 de esta Política.
  • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.

7. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE.

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con:

  • Origen racial o étnico.
  • Orientación política.
  • Convicciones religiosas / filosóficas.
  • Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.
  • Salud.
  • Vida sexual.
  • Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

El tratamiento de los datos personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, RUANA COLOMBIA S.A.S deberá:

  • Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
  • Informar al titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento.

8. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013 RUANA COLOMBIA S.A.S sólo realizará el tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de datos personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, RUANA COLOMBIA S.A.S deberá obtener la autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

9. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los titulares de los datos personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por RUANA COLOMBIA S.A.S, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de protección de datos personales en cuanto a: atención y respuesta a peticiones y consultas: el área Administrativa de RUANA COLOMBIA S.A.S será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en la presente política. Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m a 5:00 p.m al correo electrónico [email protected], llamar a la línea telefónica de RUANA COLOMBIA S.A.S, 7154643, o radicarla en CR 69B 23C 36 TO2 AP 702 de Bogotá.

La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

RUANA COLOMBIA S.A.S, en estricta aplicación del principio de seguridad en el tratamiento de datos personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de RUANA COLOMBIA S.A.S se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. RUANA COLOMBIA S.A.S no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los datos personales objeto de tratamiento por parte de RUANA COLOMBIA S.A.S y sus encargados. RUANA COLOMBIA S.A.S exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los datos personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como encargados.

11. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES

RUANA COLOMBIA S.A.S podrá entregar los datos personales a terceros no vinculados a la compañía cuando: Se trate de información necesaria en la ejecución de los servicios que presta el Fondo de Empleados para el desarrollo de las actividades de RUANA COLOMBIA S.A.S.

En todo caso, en los contratos de transmisión de datos personales, que se suscriban entre RUANA COLOMBIA S.A.S y los encargados para el tratamiento de datos personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta política de protección de datos personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:

  • Dar tratamiento, a nombre de RUANA COLOMBIA S.A.S a los datos personales conforme los principios que los tutelan.
  • Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
  • Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

12. LEGISLACIÓN APLICABLE

Esta Política de protección de datos personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de Autorización que hace parte de esta Política como Anexo 1, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

13. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

La presente Política de Datos personales fue creada el día 30 de junio de 2.020 y entra en vigencia a partir del día 01 de julio de 2020. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: www.ruana.com.co

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Tel 7154643

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